2024년 4월 18일
왜 보존 일정을 세워야 합니까? 논의해보자
문서 보관 일정은 기록 보관 및 파기에 대한 조직의 법적 로드맵 역할을 합니다. 즉, 디지털 형식과 종이 형식 모두에서 어떤 문서를 유지해야 하는지, 얼마나 오랫동안 유지해야 하는지 명확하게 정의합니다.
무엇이 기록으로 분류되는지 알고 싶으면 검토하세요.PPM 3090또는"기록입니까?" PDF 순서도.
보존 정책은 기업이 주 및 연방법을 준수하도록 보장하는 데도 도움이 됩니다.
다음은 문서 보존 정책 생성을 고려해야 하는 6가지 이유입니다.
- 어수선함 감소: 작업장에 너무 많은 어수선함은 생산성을 감소시키고 직원 스트레스를 증가시킬 수 있습니다. 정보를 정리하면 정말 유용한 정보만 저장됩니다.
- 효율성 증가: 기록을 과도하게 보관하거나 너무 빨리 파기하면 수많은 법적 문제가 발생할 수 있습니다. 문서 보관 정책은 저장, 검색, 기록 보관을 위해 문서를 정리하는 방법을 자세히 설명하여 기록을 훨씬 쉽게 찾고 검색할 수 있게 해줍니다.
- 비용 절감 활용: 불필요한 기록 유지와 관련된 비용이 있습니다. 직원들은 문서를 찾는 데 시간과 돈을 낭비하고 있으며, 사무실 공간, 파일 캐비닛, 하드 드라이브, 클라우드 스토리지에 대한 저장 비용이 있습니다.
- 규정 준수: 필수 보존 기간이 끝나기 전에 기록을 파기하거나 유지하지 않음으로써 주 및 연방 개인정보 보호법을 준수하지 못하는 경우 처벌을 받을 수 있습니다. 문서 보관 정책에는 모든 관련 규정 준수 규칙 및 기타 규정이 반영되어야 합니다.
- 관리 및 액세스 제어: 건강 보험 이동성 및 책임법(HIPAA), 가족 교육 권리 개인정보 보호법(FERPA)과 같은 여러 법률에는 정보에 액세스할 수 있는 사람과 정보가 사용되는 방법에 대한 구체적인 조항이 포함되어 있습니다. 일반적으로 정보는 꼭 알아야 할 경우에만 제공되어야 합니다.
- 보안 및 데이터 보호 향상: 문서 보존 일정에서 가장 중요한 구성 요소 중 하나는 파기입니다. 조직은 필요한 경우 기밀, 개인 또는 금융 정보가 포함된 모든 기록을 파쇄하고 삭제해야 합니다.
보존 일정에 대해 더 자세히 알아보려면 다음 기록 관리 교육 세션 중 하나에 등록하세요.
- 기록관리 101: 오후 2-3시 30분 4월 19일 금요일, Zoom을 통해.
- 기록 관리 101: 오전 11시 30분 - 오후 1시 4월 23일 화요일, Hale Library Room 581 및 Zoom을 통해.
- 공유 드라이브 정리 교육: 요청 시.
교직원과 교직원은 HRIS 셀프 서비스를 통해 교육 세션에 등록할 수 있습니다. 추가 정보 및 모범 사례는에서 확인할 수 있습니다.K-St강남 카지노e 기록 관리 웹페이지.